Procedimentos Administrativos
Modelos de documentos do Instituto de Química - UFRJ
Formulário para Solicitação de Serviços para a Oficina de Hialotecnia (Oficina de Vidro) (Temporariamente suspenso)
Modelo de Declaração de Co-responsabilidade – produtos controlados pelo Ministério de Exército
Procedimentos administrativos no Instituto de Química
Autorização para Saída de Bem Móvel (Ver guia “Setor de Patrimônio”)
Conserto e Reparo de Linhas e Ramais Telefônicos
Criação e Cadastramento de Grupos de Pesquisa
Elaboração de Carta de Anuência para Submissão de Projeto à Agência de Fomento
Assuntos da Seção de Compras
Chefe: Juliana Cristiana da Silva de França Barboza
E-mail: compras@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7103
Responsável pelo recebimento e trâmites das requisições de compra de material de consumo e bens móveis adquiridos por meio do Orçamento Participativo e Verbas PROAP do IQ, junto a UASG-CCMN.
O interessado/requisitante da compra (chefias de departamento/setor) deve encaminhar a RC para devidamente preenchida para o e-mail “compras@iq.ufrj.br. Em caso de dúvidas no preenchimento das respectivas RC´s (material de consumo ou Permanentes) ver as orientações e os fluxogramas a seguir.
-Orientações para solicitação de compra de material de consumo via Orçamento Participativo
(Anexo I) Formulário para requisição de compras de materiais de consumo
-(Anexo II) Justificativa para aquisição de materiais de consumo
-Fluxograma (Procedimento de compra de materiais de consumo)
-Planilha de aquisição e bens de consumo em 2023
-Orientações para solicitação de compra de material permanentes via Orçamento Participativo
-(Anexo I) Formulário para requisição de compras de materiais permanentes
-(Anexo II) Justificativa para aquisição de materiais permanentes
(Anexo III) ComprasGov (link)
-(Anexo IV) Listagem de subelementos
-Fluxograma (Procedimento de compra de materiais permanentes)
-Planilha de aquisição e bens de permanentes em 2023
Assuntos do Almoxarifado
Chefe: Gastão Henrique Bittencourt Crespi (almoxarifado@iq.ufrj.br e gastao@iq.ufrj.br)
Auxiliar terceirizado: – Alexandre Augusto dos Santos (alexandresantos@iq.ufrj.br)
Telefone: 3938-7255
Responde pelo recebimento, distribuição e controle dos materiais armazenados do Instituto de Química. Elabora relatórios Mensais com indicadores de entrada e saída dos materiais, acompanha a quantidade e solicitações de compra dos materiais, preenche a planilha “on Line”, bem como a distribuição conforme requisições dos Departamentos/Setores e Administração.
A solicitação da retirada de material será realizada mediante a apresentação no setor de almoxarifado do requerimento devidamente preenchido e encaminhada para o e-mail “almoxarifado@iq.ufrj.br, conforme orientações:
-Orientações para retirada de materiais do Almoxarifado do IQ
–(Anexo I) Formulário para retirada de material de consumo
-(Anexo II) Formulário para retirada de material permanente
–(Anexo III) ComprasGov (link)
-Fluxograma – Retirada de material permanente
-Fluxograma – Retirada de material de consumo (vidrarias e reagentes)
-Fluxograma – Retirada de material de consumo (em geral)
Assuntos da Seção de Patrimônio
Agente Patrimonial: sem agente patrimonial no momento
Email: patrimônio@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7103
O agente patrimonial é incumbido de supervisionar o trabalho da comissão local de inventário. Além de acompanhar este trabalho, cabe a este servidor toda a administração patrimonial de sua Unidade, compreendendo o contato com a DGP para tratar de desfazimento de bens, tombamento de bens, projetos de pesquisa que envolvam a compra de bens patrimoniais, furtos e roubos ocorridos na Unidade, palestras de conscientização e sensibilização da comunidade do IQ etc.
Os trabalhos desenvolvidos pelo agente são abrangentes, pois incluem todas as rotinas de acompanhamento de bens da Unidade, dentre elas o Desfazimento de Bens Móveis Patrimoniados.
O interessado/requisitante (membro da Comunidade do IQ) deve enviar mensagem de e-mail para patrimonio@iq.ufrj.br solicitando o desfazimento dos itens considerados disponíveis para descarte (bens móveis inservíveis irrecuperáveis e/ou sucateados, cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou inoportuno). No caso de dúvida quanto a classificação do bem consultar a Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 14, de 01 de julho de 2022 – Estabelece as atividades de desfazimento de bens móveis permanentes, alienação e baixa patrimonial de bens inservíveis.
Na mensagem de e-mail deverão constar os documentos a seguir para que o agente patrimonial (patrimonio@iq.ufrj.br) possa iniciar o processo:
- A Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis patrimoniados anexada a essa mensagem, devidamente preenchida;
- O arquivo com a compilação das Foto(s) do(s) bem(ns) – frente, atrás, laterais que permitam classificar o estado do(s) bem(ens)e corroborarem com as especificações descritas na Tabela acima.
- O arquivo com a compilação de 3 (três cotações de preços (sites da internet etc.). Calcular a média de preços (valor de referência) e inserir na última coluna da Tabela;
- No caso de itens de informática é necessário encaminhar laudo técnico, expedido pela TIC/UFRJ (www.tic.ufrj.br), para atestar o não funcionamento do bem.
Documentos:
- Modelo da Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis patrimoniados;
- Modelo das fotos;
- Modelo de cotação;
- Como solicitar o Laudo Técnico à TIC/UFRJ.
Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.
1º passo: o interessado/responsável pelo bem deve preencher conforme modelo a seguir o ofício requisitando a baixa do(s) Bem(ns) e encaminhá-lo para o Setor de Patrimônio (patrimonio@coppetec.ufrj.br), a fim de que o agente patrimonial possa verificar e validar os dados;
2º Passo: é o agendamento da retirada do(s) Bem(ns), o qual só deve ser realizado após a conclusão do 1o passo;
O agendamento pode ser feito por abertura de chamado no sistema CISI (https://www.cisi.coppe.ufrj.br/index.php/sistemas-adc/) ou por mensagem de e-mail enviada para Edmilson, da COPPE (edmilson@adc.coppe.ufrj.br) ;
3º Passo: concluída a etapa de agendamento, entrar em contato com o Setor de Patrimônio para que seu representante compareça ao local no dia e hora marcados para receber os bens.
Todo material descartado será conferido e validado conforme dados constantes no ofício, pelo Setor de Patrimônio.
Obs: solicitamos que o Setor de Patrimônio da COPPETEC seja avisado com 48h de antecedência (sobre o dia e hora marcados para descarte) e que o bem permaneça na sala/laboratório até o momento da coleta.
Documentos:
O interessado/requisitante (membro da Comunidade do IQ) deve enviar mensagem de e-mail para patrimonio@iq.ufrj.br solicitando o desfazimento dos itens considerados disponíveis para descarte (bens móveis inservíveis irrecuperáveis e/ou sucateados, cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou inoportuno). No caso de dúvida quanto a classificação do bem consultar a Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 14, de 01 de julho de 2022 – Estabelece as atividades de desfazimento de bens móveis permanentes, alienação e baixa patrimonial de bens inservíveis, pois a mesma classificação se aplica a bens não patrimoniados, segundo a PR6.
Na mensagem de e-mail deverão constar os documentos a seguir para que o agente patrimonial (patrimonio@iq.ufrj.br) possa iniciar o processo:
- A Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis não patrimoniados anexada a essa mensagem, devidamente preenchida;
- O arquivo com a compilação das Foto(s) do(s) bem(ns) – frente, atrás, laterais que permitam classificar o estado do(s) bem(ens)e corroborarem com as especificações descritas na Tabela acima;
- O arquivo com a compilação de 3 (três cotações de preços (sites da internet etc.). Calcular a média de preços (valor de referência) e inserir na última coluna da Tabela;
- No caso de itens de informática é necessário encaminhar laudo técnico, expedido pela TIC/UFRJ (www.tic.ufrj.br), para atestar o não funcionamento do bem.
Documentos:
- Modelo da Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis não patrimoniados;
- Modelo das fotos;
- Modelo de cotação;
- Como solicitar o Laudo Técnico à TIC/UFRJ
Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.
- Bens Móveis adquiridos com verba de orçamento participativo e PROAP – acesse aqui o fluxograma
– Formulário de Autorização de Saída
Procedimento:
e) Somente serão atendidas as solicitações de retirada de bens de locais os quais o responsáveis encaminharam em 2021 a listagens dos bens patrimoniados (Levantamento Patrimonial 2021).
- Transferência interna de Bens Móveis entre Unidades no âmbito da UFRJ:
O interessado/requisitante (Diretor, Decano ou autoridade máxima de outras unidades da UFRJ) deve enviar mensagem de e-mail para diretoria@iq.ufrj.br solicitando a Transferência Interna de Bens Móveis Permanentes conforme o Fluxograma abaixo. Na mensagem de e-mail deverá constar o ofício a seguir devidamente preenchido.
No caso de dúvida quanto ao preenchimento do formulário, autuação de processo, etc. consultar: Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 17, de 06 de julho de 2022 – Estabelece as atividades necessárias para transferências internas de bens móveis entre unidades no âmbito da UFRJ.*
Documento:
- Modelo de Ofício (transferência de bens móveis para outras Unidades)
Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.
Modelo de Ofício (Transferência de bens móveis no âmbito do IQ)
Modelo de Ofício (transferência de bens móveis por mudança de chefia/coordenação)
Modelo de Ofício (transferência de bens móveis devido à aposentadoria)
* Procedimento transferência interna de bens móveis patrimoniados para solicitação de aposentadoria
*O procedimento para transferência de bens no âmbito do IQ é análogo ao da IN PR6/UFRJ nº 17/22, conforme orientação da Pró-reitoria de Gestão e Governança da UFRJ. Assim sendo, o requerente deve preencher e assinar o ofício correspondente e encaminhar para a Direção do Instituto de Química.
* Fonte: site da PR-6/UFRJ
Assuntos da Seção de Pessoal
Chefe Seção Pessoal – Reinaldo Antonio da Silva Villar Junior;
Assistente em Administração 1: Luciana Duarte de Oliveira;
Assistente em Administração 2: Manoel Francisco da Silva;
Email: reinaldo@iq.ufrj.br e lucianaduarte@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7101
A Seção de Pessoal tem o papel de atender e dar o suporte aos servidores do Instituto de Química, de acordo com a legislação e seus regimes de trabalho, além de subsidiar a Direção com informações extremamente relevantes e efetuar o controle dos fatos relacionados à área de pessoal, orientando a gestão de pessoal dos Setores/Departamentos do IQ.
O Setor administra a vida funcional de todos os servidores técnicos e docentes, e opera, dentre outros, os serviços contemplados a seguir:
Abono de Permanência*
Aceleração de promoção funcional de docentes*
Adicional ocupacional de insalubridade*
Afastamento no país e do país*
Averbação/Desaverbação de Tempo de Contribuição*
Contratação de Colaborador Voluntário*
Contratação de Professor Substituto*
Designação de Chefe de Departamento e Substituto Eventual*
Designação de Coordenador e Vice-Coordenador de Programa de Pós-Graduação*
Estágio Probatório de Docente
Estágio Probatório de Técnico Administrativo*
Marcação e Alteração de Férias*
Gratificação de Incentivo à Qualificação*
Progressão e Promoção de Docente
Procedimento transferência interna de bens móveis patrimoniados para solicitação de aposentadoria
*verificar o procedimento na Base de Conhecimento do SEI
Assuntos da Seção de Transporte
Equipe:
Jonas Brandão de Oliveira (jonas@iq.ufrj.br)
João Bernardino de Oliveira (joaobernardino@iq.ufrj.br)
Telefone: 3938-7552
É responsável por prestar serviços de transporte a fim de garantir o cumprimento prioritário das atividades administrativas e acadêmicas (de ensino, pesquisa) do IQ.
Dada a capacidade logística atual/número da frota do IQ, os interessados deverão preencher o formulário abaixo e enviá-lo por e-mail para jonas@iq.ufrj.br, atentando para os prazos de antecedência mínima.
Documento:
Assuntos de Refrigeração: ar condicionado - Empresa terceirizada pelo IQ
Responsável pelo recebimento da Ordem de serviço e repasse da mesma ao responsável da firma terceirizada:
Seção de Atividades Gerenciais (atividadesgerenciais@iq.ufrj.br)
Telefone: 3938-7001/7002
Firma terceirizada:
Responde pelo recebimento da OS e atendimento do requisitante. Solicitação de compra de materiais necessários ao serviço junto ao setor de compras do IQ; solicitação de alienação do equipamento, quando for necessário junto ao setor de patrimônio do IQ e compilação das OS na forma de relatórios mensais a serem enviados ao setor financeiro do IQ, conforme orientações:
Assuntos de Refrigeração: ar condicionado - Demais Empresas
Responsável pelo Serviço:
Docente do IQ (requisitante)
Firma terceirizada:
Responde pelo atendimento do requisitante.
O acesso aos entrepisos localizados nas áreas pertencentes ao Instituto de Química somente será permitido após o preenchimento do documento abaixo, a fim de realizar especificamente o Conserto e manutenção de equipamentos de refrigeração.
Primeiramente, o referido documento deverá ser encaminhado (por e-mail ou impresso em 3 vias) à Secretaria da Direção com, no mínimo, 48 horas de antecedência em relação ao horário do início do serviço de conserto e/ou manutenção, para aposição da assinatura da Direção do IQ. Após, o documento deverá ser encaminhado à Oficina de Manutenção, pelo requisitante.
Após os trâmites, caso a solicitação tenha sido realizada com formulário impresso, as três vias do documento deverão ter o seguinte encaminhamento:
– a 1ª via deverá ser mantida e arquivada pela Secretaria da Direção do IQ/UFRJ;
– a 2ª via ficará com o responsável pela Oficina de Manutenção; e
– a 3ª via permanecerá com o solicitante.
Caso a solicitação tenha sido realizada por e-mail, após a assinatura da Direção do IQ, a Secretaria da Direção encaminhará por e-mail a solicitação assinada para o requisitante, o qual deverá imprimi-la e apresentá-la, juntamente com a referida mensagem de e-mail, devidamente impressa, à Oficina de Manutenção.
Obs: Após a realização do serviço, os responsáveis pela solicitação deverão encaminhar para a Direção do IQ o “Relatório de Acesso ao Entrepiso”, dentro de 24 horas úteis, e deverão providenciar a retirada de eventuais materiais inertes que, por ventura, sejam gerados.
Solicitação de e-mail institucional
Para a realização da solicitação, o interessado deverá preencher um formulário e solicitar que o setor competente, conforme instruções a seguir, encaminhe para o responsável pela criação de contas de e-mails institucionais no IQ/UFRJ (heliocm@iq.ufrj.br; ferrao@iq.ufrj.br).
Obs. 1: O formulário deve ser encaminhado mantendo a extensão “.rtf” e o assunto do e-mail deve ser “Criação de conta de e-mail institucional”.
O interessado deverá preencher o formulário para criação de conta de e-mail para servidores e solicitar que sua chefia imediata encaminhe para o responsável pela criação das contas de e-mails institucionais
O interessado deverá preencher o formulário para criação de conta de e-mail para alunos de graduação e enviá-lo para a que Secretaria de Graduação encaminhe para o responsável pela criação das contas de e-mails institucionais.
O interessado deverá preencher o formulário para criação de conta de e-mail para alunos de pós-graduação e enviá-lo para a que Secretaria de Pós-graduação encaminhe para o responsável pela criação das contas de e-mails institucionais.
Solicitação de utilização de e-mail institucional por Servidor Aposentado
O Termo de Responsabilidade de Utilização de Correio Eletrônico por Servidor Aposentado – ACESSE AQUI, deverá ser preenchido e assinado pelo interessado e enviado para diretoria@iq.ufrj.br
Verifique “Normas de Utilização de Correio Eletrônico” expedida pela Reitoria da UFRJ – ACESSE AQUI
Utilização do SEI
Equipe:
Gleysse Maria Motta Cavalcante (Administrador principal do SEI)
Luciana Duarte de Oliveira
Rodolpho Ribeiro Gomes
Telefone: 3938-7255
e-mails: gleysse@iq.ufrj, lucianaduarte@iq.ufrj.br e rodolpho@iq.ufrj.br
Responde por toda a comunicação entre o IQ e o SIARQ, as unidades de referência e o Comitê Gestor do SEI. As atribuições são as listadas no Portal do SEI/UFRJ.
Para solicitar o cadastramento dos usuários no SEI/IQ de acordo com o perfil (internos, externos, voluntários etc.), bem como o cadastramento das bancas dos processos de promoção/progressão e estágio probatório de docentes verificar os fluxogramas abaixo:
- Criação e/ou alteração de sigla(s)
- Cadastramento usuário interno (perfil básico)
- Cadastramento usuário interno – perfil colaborador (Servidores Inativos, Voluntários, Bolsistas e Terceirizados etc.)
- Cadastramento da banca avaliadora de processos de progressão e promoção de docente
- Cadastramento da banca avaliadora de estágio probatório de docente
- Cadastramento usuário externo (membros externos a UFRJ de comissões avaliadores de estágio probatório, progressão e promoção)
Assuntos sobre Produtos Controlados no IQ
Cada professor tem responsabilidade sobre a compra, consumo, armazenamento, transferência, doação e o descarte de reagentes controlados presentes em seu(s) laboratório(s), bem como pelos resíduos dos mesmos. Sendo assim, favor ler atentamente o Manual de Orientação Produtos Químicos Controlados, antes do preenchimento dos documentos requeridos para cada etapa relativa ao controle de Produtos Perigosos.
Em caso de dúvidas enviar mensagem produtosquimicos@iq.ufrj.br e csq@iq.ufrj.br ou procure um dos representantes da Comissão de Segurança Química do seu Departamento/setor (ver portaria abaixo).
Os Documentos listados a seguir visam o controle destes produtos no IQ de acordo com a Lei 10357, de 27 de dezembro de 2001. A Comissão de Segurança Química do IQ adaptou/alterou os documentos do CEUNES/UFES, com o consentimento dos responsáveis da Comissão de Resíduos Perigosos da referida Universidade.
Portaria da Comissão De Segurança Química do IQ.
Manual de Orientação de Produtos Químicos Controlados do IQ
1. Compra de Produto Controlado pela Polícia Federal
a. Instrução de Trabalho: Processo Para Requisitar Autorização de Uso da Licença do IQ Junto à PF para Compra de Produto Controlado com Recurso Extraorçamentário (Ler)
b. Modelo de mensagem ao fornecedor de produto controlado pela Polícia Federal para compra com recursos extraorçamentários
c. Formulário: Requisição de Autorização de Uso da Licenças do IQ para Compra de Produto Controlado com Recurso Extraorçamentário. (Preencher)
d. Formulário 1: solicitação da liberação da licença do IQ para comprar produtos controlados pela Polícia Federal (PF)
2. Recebimento, Armazenamento/Estocagem, Mapas de Controle
a. Instrução de Trabalho de Recebimento e Registro de Produtos Controlados nos Laboratórios do IQ.
b. Instrução de Trabalho de Armazenamento/Estocagem de Produtos Controlados pela PF nos Laboratórios do IQ.
c. Caderno de Controle – Produtos Químicos Controlados – IQ
d. Formulário 2: Envio da Nota Fiscal relativa à compra de produto(s) controlado(s) pela Polícia Federal (PF), com a Licença do IQ.
e. Etiquetas Produtos PF
3. Gerenciamento de Mapas de Controle de Produtos Controlados pela Polícia Federal
a. Organograma
b. Instrução de Trabalho de Gerenciamento de mapas de controle de Produtos controlados pela Polícia Federal.
c. Planilha (MAPA) – a ser preenchida mensalmente (ver organograma supracitado)
4. Referências e material
Lista documentos do IQ para aquisição/alienação – Produtos controlados pela polícia federal
POLÍCIA FEDERAL
Portaria MJSP 204/2022
Portaria MJSP 223/2022
EXÉRCITO
Portaria Nº 118 – COLOG, de 04 de outubro de 2019
Assuntos sobre Coleta de Resíduos Químicos de Laboratórios do IQ
Responsável – Ricardo Bezerra Coelho
Email: rcoelho@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7444
A CRPG-IQ tem como uma de suas responsabilidades coordenar a coleta anual de resíduos químicos perigosos (NBR 10.004/2004) ou não, gerados nos laboratórios localizados nos seus 5 Departamentos (Bloco A do CT) e nos demais setores (Lab. Bioetanol, Polo de Xistoquímica e LADETEC) junto à empresa contratada pela PR6/UFRJ especializada na embalagem, remoção, transporte e tratamento de resíduos químicos dos laboratórios de diversas Unidades da UFRJ para fins de proceder à adequada destinação final em acordo com a legislação vigente no país. Além disso a CRPG-IQ subsidia a Direção com informações extremamente relevantes no controle de Produtos Controlados pela PF e o Ministério do Exército.
O interessado no descarte deve ficar atento a data agendada junto à Empresa pelo presidente da comissão, a qual é divulgada, via Informes do IQ, uma semana antes da coleta anual.
Em caso de descarte de Resíduos originados de Reagentes controlados pela PF e Ministério do Exército, o interessado deve preencher e encaminhar o Termo para o e-mail do presidente da CRGP-IQ, com cópia para a caixa de mensagem produtosquimicos@iq.ufrj.br, ou procurar esclarecimentos com um dos membros da CRPG-IQ do seu Departamento/Setor.
Ressaltamos que todo o material laboratorial a ser descartado na coleta anual de resíduos perigosos deve permanecer armazenado/estocado dentro do laboratório do interessado, até a data a ser divulgada pelo presidente da CRP-IQ.
Caso se faça extremamente necessário o descarte de frascos e/ou vidrarias recicláveis, favor seguir as orientações disponíveis no documento segregação/descarte de recipientes e dar ciência ao servidor supracitado.
Em caso de dúvidas de como é realizado o descarte de vidro/embalagens, verificar as orientações sobre este assunto a seguir.
- Portaria
- Portaria de retificação
- Contrato PR6/UFRJ: Pregão Eletrônico (PE) nº 05/2023 – Processo SEI: 23079.201179/2021-45C
- Cronograma de Coleta: divulgação anual via Informes IQ
- Orientações de descarte de frascos e/ou vidrarias recicláveis
- Orientações sobre a coleta de resíduos químicos
- Termo de Responsabilidade “Descarte de Resíduos Perigosos” (Em atualização)
- Lei 12.305, de 2 de agosto de 2010, que institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos – acesse aqui
- Dados da coleta de Resíduos no IQ nos últimos anos (quantidade/tipo de resíduo coletado)