Procedimentos Administrativos
Modelos de documentos do Instituto de Química - UFRJ
Formulário para Solicitação de Serviços para a Oficina de Hialotecnia (Oficina de Vidro) (Temporariamente suspenso)
Modelo de Declaração de Co-responsabilidade – produtos controlados pelo Ministério de Exército
Procedimentos administrativos no Instituto de Química
Autorização para Saída de Bem Móvel (Ver guia “Setor de Patrimônio”)
Conserto e Reparo de Linhas e Ramais Telefônicos
Criação e Cadastramento de Grupos de Pesquisa
Elaboração de Carta de Anuência para Submissão de Projeto à Agência de Fomento
Assuntos da Seção de Compras
Chefe: Juliana Cristiana da Silva de França Barboza
E-mail: compras@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7103
Responsável pelo recebimento e trâmites das requisições de compra de material de consumo e bens móveis adquiridos por meio do Orçamento Participativo e Verbas PROAP do IQ, junto a UASG-CCMN.
O interessado/requisitante da compra (chefias de departamento/setor) deve encaminhar a RC para devidamente preenchida para o e-mail “compras@iq.ufrj.br. Em caso de dúvidas no preenchimento das respectivas RC´s (material de consumo ou Permanentes) ver as orientações e os fluxogramas a seguir.
-Orientações para solicitação de compra de material de consumo via Orçamento Participativo
(Anexo I) Formulário para requisição de compras de materiais de consumo
-(Anexo II) Justificativa para aquisição de materiais de consumo
-Fluxograma (Procedimento de compra de materiais de consumo)
-Planilha de aquisição e bens de consumo em 2022
-Orientações para solicitação de compra de material permanentes via Orçamento Participativo
-(Anexo I) Formulário para requisição de compras de materiais permanentes
-(Anexo II) Justificativa para aquisição de materiais permanentes
(Anexo III) ComprasGov (link)
-(Anexo IV) Listagem de subelementos
-Fluxograma (Procedimento de compra de materiais permanentes)
-Planilha de aquisição e bens de permanentes em 2023
Assuntos do Almoxarifado
Chefe: Gastão Henrique Bittencourt Crespi (almoxarifado@iq.ufrj.br e gastao@iq.ufrj.br)
Auxiliar terceirizado: – Alexandre Augusto dos Santos (alexandresantos@iq.ufrj.br)
Telefone: 3938-7255
Responde pelo recebimento, distribuição e controle dos materiais armazenados do Instituto de Química. Elabora relatórios Mensais com indicadores de entrada e saída dos materiais, acompanha a quantidade e solicitações de compra dos materiais, preenche a planilha “on Line”, bem como a distribuição conforme requisições dos Departamentos/Setores e Administração.
A solicitação da retirada de material será realizada mediante a apresentação no setor de almoxarifado do requerimento devidamente preenchido e encaminhada para o e-mail “almoxarifado@iq.ufrj.br, conforme orientações:
-Orientações para retirada de materiais do Almoxarifado do IQ
–(Anexo I) Formulário para retirada de material de consumo
-(Anexo II) Formulário para retirada de material permanente
–(Anexo III) ComprasGov (link)
-Fluxograma – Retirada de material permanente
-Fluxograma – Retirada de material de consumo (vidrarias e reagentes)
-Fluxograma – Retirada de material de consumo (em geral)
Assuntos da Seção de Patrimônio
Agente Patrimonial: sem agente patrimonial no momento
Email: patrimônio@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7103
O agente patrimonial é incumbido de supervisionar o trabalho da comissão local de inventário. Além de acompanhar este trabalho, cabe a este servidor toda a administração patrimonial de sua Unidade, compreendendo o contato com a DGP para tratar de desfazimento de bens, tombamento de bens, projetos de pesquisa que envolvam a compra de bens patrimoniais, furtos e roubos ocorridos na Unidade, palestras de conscientização e sensibilização da comunidade do IQ etc.
Os trabalhos desenvolvidos pelo agente são abrangentes, pois incluem todas as rotinas de acompanhamento de bens da Unidade, dentre elas o Desfazimento de Bens Móveis Patrimoniados.
O interessado/requisitante (membro da Comunidade do IQ) deve enviar mensagem de e-mail para patrimonio@iq.ufrj.br solicitando o desfazimento dos itens considerados disponíveis para descarte (bens móveis inservíveis irrecuperáveis e/ou sucateados, cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou inoportuno). No caso de dúvida quanto a classificação do bem consultar a Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 14, de 01 de julho de 2022 – Estabelece as atividades de desfazimento de bens móveis permanentes, alienação e baixa patrimonial de bens inservíveis.
Na mensagem de e-mail deverão constar os documentos a seguir para que o agente patrimonial (patrimonio@iq.ufrj.br) possa iniciar o processo:
- A Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis patrimoniados anexada a essa mensagem, devidamente preenchida;
- O arquivo com a compilação das Foto(s) do(s) bem(ns) – frente, atrás, laterais que permitam classificar o estado do(s) bem(ens)e corroborarem com as especificações descritas na Tabela acima.
- O arquivo com a compilação de 3 (três cotações de preços (sites da internet etc.). Calcular a média de preços (valor de referência) e inserir na última coluna da Tabela;
- No caso de itens de informática é necessário encaminhar laudo técnico, expedido pela TIC/UFRJ (www.tic.ufrj.br), para atestar o não funcionamento do bem.
Documentos:
- Modelo da Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis patrimoniados;
- Modelo das fotos;
- Modelo de cotação;
- Como solicitar o Laudo Técnico à TIC/UFRJ.
Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.
1º passo: o interessado/responsável pelo bem deve preencher conforme modelo a seguir o ofício requisitando a baixa do(s) Bem(ns) e encaminhá-lo para o Setor de Patrimônio (patrimonio@coppetec.ufrj.br), a fim de que o agente patrimonial possa verificar e validar os dados;
2º Passo: é o agendamento da retirada do(s) Bem(ns), o qual só deve ser realizado após a conclusão do 1o passo;
O agendamento pode ser feito por abertura de chamado no sistema CISI (https://www.cisi.coppe.ufrj.br/index.php/sistemas-adc/) ou por mensagem de e-mail enviada para Edmilson, da COPPE (edmilson@adc.coppe.ufrj.br) ;
3º Passo: concluída a etapa de agendamento, entrar em contato com o Setor de Patrimônio para que seu representante compareça ao local no dia e hora marcados para receber os bens.
Todo material descartado será conferido e validado conforme dados constantes no ofício, pelo Setor de Patrimônio.
Obs: solicitamos que o Setor de Patrimônio da COPPETEC seja avisado com 48h de antecedência (sobre o dia e hora marcados para descarte) e que o bem permaneça na sala/laboratório até o momento da coleta.
Documentos:
O interessado/requisitante (membro da Comunidade do IQ) deve enviar mensagem de e-mail para patrimonio@iq.ufrj.br solicitando o desfazimento dos itens considerados disponíveis para descarte (bens móveis inservíveis irrecuperáveis e/ou sucateados, cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou inoportuno). No caso de dúvida quanto a classificação do bem consultar a Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 14, de 01 de julho de 2022 – Estabelece as atividades de desfazimento de bens móveis permanentes, alienação e baixa patrimonial de bens inservíveis, pois a mesma classificação se aplica a bens não patrimoniados, segundo a PR6.
Na mensagem de e-mail deverão constar os documentos a seguir para que o agente patrimonial (patrimonio@iq.ufrj.br) possa iniciar o processo:
- A Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis não patrimoniados anexada a essa mensagem, devidamente preenchida;
- O arquivo com a compilação das Foto(s) do(s) bem(ns) – frente, atrás, laterais que permitam classificar o estado do(s) bem(ens)e corroborarem com as especificações descritas na Tabela acima;
- O arquivo com a compilação de 3 (três cotações de preços (sites da internet etc.). Calcular a média de preços (valor de referência) e inserir na última coluna da Tabela;
- No caso de itens de informática é necessário encaminhar laudo técnico, expedido pela TIC/UFRJ (www.tic.ufrj.br), para atestar o não funcionamento do bem.
Documentos:
- Modelo da Tabela para solicitação de desfazimento de bens móveis não patrimoniados;
- Modelo das fotos;
- Modelo de cotação;
- Como solicitar o Laudo Técnico à TIC/UFRJ
Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.
- Bens Móveis adquiridos com verba de orçamento participativo e PROAP – acesse aqui o fluxograma
– Formulário de Autorização de Saída
Procedimento:
e) Somente serão atendidas as solicitações de retirada de bens de locais os quais o responsáveis encaminharam em 2021 a listagens dos bens patrimoniados (Levantamento Patrimonial 2021).
- Transferência interna de Bens Móveis entre Unidades no âmbito da UFRJ:
O interessado/requisitante (Diretor, Decano ou autoridade máxima de outras unidades da UFRJ) deve enviar mensagem de e-mail para diretoria@iq.ufrj.br solicitando a Transferência Interna de Bens Móveis Permanentes conforme o Fluxograma abaixo. Na mensagem de e-mail deverá constar o ofício a seguir devidamente preenchido.
No caso de dúvida quanto ao preenchimento do formulário, autuação de processo, etc. consultar: Instrução Normativa PR6/UFRJ nº 17, de 06 de julho de 2022 – Estabelece as atividades necessárias para transferências internas de bens móveis entre unidades no âmbito da UFRJ.*
Documento:
- Modelo de Ofício (transferência de bens móveis para outras Unidades)
Acesse aqui o Fluxograma do Procedimento.
Modelo de Ofício (Transferência de bens móveis no âmbito do IQ)
Modelo de Ofício (transferência de bens móveis por mudança de chefia/coordenação)
Modelo de Ofício (transferência de bens móveis devido à aposentadoria)
* Procedimento transferência interna de bens móveis patrimoniados para solicitação de aposentadoria
*O procedimento para transferência de bens no âmbito do IQ é análogo ao da IN PR6/UFRJ nº 17/22, conforme orientação da Pró-reitoria de Gestão e Governança da UFRJ. Assim sendo, o requerente deve preencher e assinar o ofício correspondente e encaminhar para a Direção do Instituto de Química.
* Fonte: site da PR-6/UFRJ
Assuntos da Seção de Pessoal
Chefe Seção Pessoal – Reinaldo Antonio da Silva Villar Junior;
Assistente em Administração 1: Luciana Duarte de Oliveira;
Assistente em Administração 2: Manoel Francisco da Silva;
Email: reinaldo@iq.ufrj.br e lucianaduarte@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7101
A Seção de Pessoal tem o papel de atender e dar o suporte aos servidores do Instituto de Química, de acordo com a legislação e seus regimes de trabalho, além de subsidiar a Direção com informações extremamente relevantes e efetuar o controle dos fatos relacionados à área de pessoal, orientando a gestão de pessoal dos Setores/Departamentos do IQ.
O Setor administra a vida funcional de todos os servidores técnicos e docentes, e opera os serviços contemplados nos documentos abaixo:
Aceleração de Promoção Funcional de Docentes
Adicional Ocupacional de Insalubridade
Averbação/Desaverbação de Tempo de Contribuição
Contratação de Colaborador Voluntário
Contratação de Professor Substituto
Designação de Chefe de Departamento e Substituto Eventual
Designação de Coordenador e Vice-Coordenador de Programa de Pós-Graduação
Estágio Probatório de Técnico Administrativo
Marcação e Alteração de Férias
Modelo de Folha de Ponto adotado pela PR4
Gratificação de Incentivo à Qualificação
Progressão e Promoção de Docente
Procedimento transferência interna de bens móveis patrimoniados para solicitação de aposentadoria
Assuntos da Seção de Transporte
Equipe:
Jonas Brandão de Oliveira (jonas@iq.ufrj.br)
João Bernardino de Oliveira (joaobernardino@iq.ufrj.br)
Telefone: 3938-7552
É responsável por prestar serviços de transporte a fim de garantir o cumprimento prioritário das atividades administrativas e acadêmicas (de ensino, pesquisa) do IQ.
Dada a capacidade logística atual/número da frota do IQ, os interessados deverão preencher o formulário abaixo e enviá-lo por e-mail para jonas@iq.ufrj.br, atentando para os prazos de antecedência mínima.
Documento:
Assuntos de Refrigeração: ar condicionado - Empresa terceirizada pelo IQ
Responsável pelo recebimento da Ordem de serviço e repasse da mesma ao responsável da firma terceirizada:
Seção de Atividades Gerenciais (atividadesgerenciais@iq.ufrj.br)
Telefone: 3938-7001/7002
Firma terceirizada:
Responde pelo recebimento da OS e atendimento do requisitante. Solicitação de compra de materiais necessários ao serviço junto ao setor de compras do IQ; solicitação de alienação do equipamento, quando for necessário junto ao setor de patrimônio do IQ e compilação das OS na forma de relatórios mensais a serem enviados ao setor financeiro do IQ, conforme orientações:
Assuntos de Refrigeração: ar condicionado - Demais Empresas
Responsável pelo Serviço:
Docente do IQ (requisitante)
Firma terceirizada:
Responde pelo atendimento do requisitante.
O acesso aos entrepisos localizados nas áreas pertencentes ao Instituto de Química somente será permitido após o preenchimento do documento abaixo, a fim de realizar especificamente o Conserto e manutenção de equipamentos de refrigeração.
Primeiramente, o referido documento deverá ser encaminhado (por e-mail ou impresso em 3 vias) à Secretaria da Direção com, no mínimo, 48 horas de antecedência em relação ao horário do início do serviço de conserto e/ou manutenção, para aposição da assinatura da Direção do IQ. Após, o documento deverá ser encaminhado à Oficina de Manutenção, pelo requisitante.
Após os trâmites, caso a solicitação tenha sido realizada com formulário impresso, as três vias do documento deverão ter o seguinte encaminhamento:
– a 1ª via deverá ser mantida e arquivada pela Secretaria da Direção do IQ/UFRJ;
– a 2ª via ficará com o responsável pela Oficina de Manutenção; e
– a 3ª via permanecerá com o solicitante.
Caso a solicitação tenha sido realizada por e-mail, após a assinatura da Direção do IQ, a Secretaria da Direção encaminhará por e-mail a solicitação assinada para o requisitante, o qual deverá imprimi-la e apresentá-la, juntamente com a referida mensagem de e-mail, devidamente impressa, à Oficina de Manutenção.
Obs: Após a realização do serviço, os responsáveis pela solicitação deverão encaminhar para a Direção do IQ o “Relatório de Acesso ao Entrepiso”, dentro de 24 horas úteis, e deverão providenciar a retirada de eventuais materiais inertes que, por ventura, sejam gerados.
Solicitação de e-mail institucional
Para a realização da solicitação, o interessado deverá preencher um formulário e solicitar que o setor competente, conforme instruções a seguir, encaminhe para o responsável pela criação de contas de e-mails institucionais no IQ/UFRJ.
Obs. 1: O formulário deve ser encaminhado mantendo a extensão “.rtf” e o assunto do e-mail deve ser “Criação de conta de e-mail institucional”.
O interessado deverá preencher o formulário para criação de conta de e-mail para alunos de graduação e enviá-lo para a que Secretaria de Graduação encaminhe para o responsável pela criação das contas de e-mails institucionais.
Solicitação de utilização de e-mail institucional por Servidor Aposentado
O Termo de Responsabilidade de Utilização de Correio Eletrônico por Servidor Aposentado – ACESSE AQUI, deverá ser preenchido e assinado pelo interessado e enviado para diretoria@iq.ufrj.br
Verifique “Normas de Utilização de Correio Eletrônico” expedida pela Reitoria da UFRJ – ACESSE AQUI
Utilização do SEI
Equipe:
Gleysse Maria Motta Cavalcante (Administrador principal do SEI)
Luciana Duarte de Oliveira
Rodolpho Ribeiro Gomes
Telefone: 3938-7255
e-mails: gleysse@iq.ufrj, lucianaduarte@iq.ufrj.br e rodolpho@iq.ufrj.br
Responde por toda a comunicação entre o IQ e o SIARQ, as unidades de referência e o Comitê Gestor do SEI. As atribuições são as listadas no Portal do SEI/UFRJ.
Para solicitar o cadastramento dos usuários no SEI/IQ de acordo com o perfil (internos, externos, voluntários etc.), bem como o cadastramento das bancas dos processos de promoção/progressão e estágio probatório de docentes verificar os fluxogramas abaixo:
- Criação e/ou alteração de sigla(s)
- Cadastramento usuário interno (perfil básico)
- Cadastramento usuário interno – perfil colaborador (Servidores Inativos, Voluntários, Bolsistas e Terceirizados etc.)
- Cadastramento da banca avaliadora de processos de progressão e promoção de docente
- Cadastramento da banca avaliadora de estágio probatório de docente
- Cadastramento usuário externo (membros externos a UFRJ de comissões avaliadores de estágio probatório, progressão e promoção)
Assuntos sobre Produtos Controlados no IQ
Responsáveis: Membros da Comissão de Segurança Química do IQ
Contato: diretamente com o representante de cada Departamento (ver Portaria abaixo) ou pelo e-mail produtosquimicos@iq.ufrj.br
Cada docente tem a responsabilidade sobre a compra, consumo, armazenamento, transferência, doação e descarte de reagentes controlados presentes em seu(s) laboratório(s), bem como pelo resíduo gerado nos mesmos. Sendo assim, favor ler atentamente o Manual, antes de preencher os documentos requeridos para cada etapa relativa ao controle de Produtos Perigosos no IQ.
Em caso de dúvidas enviar mensagem para produtosquimicos@iq.ufrj.br, ou procure um dos representantes da Comissão de Segurança Química do seu Departamento/Setor (ver Portaria a seguir).
Os Documentos listados a seguir visam o controle destes produtos no IQ de acordo com a Lei 10.357, de 27 de dezembro de 2001. A Comissão de Segurança Química do IQ adaptou/alterou os documentos do CEUNES/UFES, com o consentimento dos responsáveis da Comissão de Resíduos Perigosos da referida Universidade. Frisa-se que a licença para compra de produtos controlados só será liberada se a documentação estiver conforme e se o interessado preencher/enviar o formulário de solicitação da Licença PF. Após a compra a nota fiscal deve ser enviada aos cuidados do servidor responsável pelo lançamento dos dados no SIPROQUIM2.
- Portaria da Comissão De Segurança Química do IQ;
- Manual de Orientação Produtos Químicos Controlados_IQ;
- Organograma e Fluxograma_Controle de preenchimento do MAPA/PF;
- Caderno de Controle; Portaria Comissão de Segrança Quimica do IQ;
- Etiquetas Produtos PF:
- Declaração de Doação de Servidor – para o IQ – outro Responsável;
- Declaração de Doação de Servidor – para o IQ – mesmo Responsável;
- Declaração de Doação de Aluno – para o IQ – aluno Responsável;
- Termo de Transferência;
- Termo de Doação Empresa para IQ;
- Termo de responsabilidade Descarte resíduos perigosos (disponível também na aba “Assuntos sobre Coleta de Resíduos Químicos de Laboratórios do IQ” ) (Em atualização)
- Link formulário solicitação da Licença PF: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSesZjxSum5s4jZNgI-q5nDtCol2HyGiXxnc5NogDLiAOywVqw/viewform?usp=sharing
- Polícia Federal – Portaria;
- Exército – Portaria COLOG.
Assuntos sobre Coleta de Resíduos Químicos de Laboratórios do IQ
Presidente da Comissão de Resíduos Perigosos do IQ (CRPG-IQ) – Ricardo Bezerra Coelho
Email: rcoelho@iq.ufrj.br
Telefone: 3938-7444
A CRPG-IQ tem como uma de suas responsabilidades coordenar a coleta anual de resíduos químicos perigosos (NBR 10.004/2004) ou não, gerados nos laboratórios localizados nos seus 5 Departamentos (Bloco A do CT) e nos demais setores (Lab. Bioetanol, Polo de Xistoquímica e LADETEC) junto à empresa contratada pela PR6/UFRJ especializada na embalagem, remoção, transporte e tratamento de resíduos químicos dos laboratórios de diversas Unidades da UFRJ para fins de proceder à adequada destinação final em acordo com a legislação vigente no país. Além disso a CRPG-IQ subsidia a Direção com informações extremamente relevantes no controle de Produtos Controlados pela PF e o Ministério do Exército.
O interessado no descarte deve ficar atento a data agendada junto à Empresa pelo presidente da comissão, a qual é divulgada, via Informes do IQ, uma semana antes da coleta anual.
Em caso de descarte de Resíduos originados de Reagentes controlados pela PF e Ministério do Exército, o interessado deve preencher e encaminhar o Termo para o e-mail do presidente da CRGP-IQ, com cópia para a caixa de mensagem produtosquimicos@iq.ufrj.br, ou procurar esclarecimentos com um dos membros da CRPG-IQ do seu Departamento/Setor.
Ressaltamos que todo o material laboratorial a ser descartado na coleta anual de resíduos perigosos deve permanecer armazenado/estocado dentro do laboratório do interessado, até a data a ser divulgada pelo presidente da CRP-IQ.
Caso se faça extremamente necessário o descarte de frascos e/ou vidrarias recicláveis, favor seguir as orientações disponíveis no documento segregação/descarte de recipientes e dar ciência ao servidor supracitado.
Em caso de dúvidas de como é realizado o descarte de vidro/embalagens, verificar as orientações sobre este assunto a seguir.
- Portaria
- Portaria de retificação
- Contrato PR6/UFRJ: Pregão Eletrônico (PE) nº 05/2023 – Processo SEI: 23079.201179/2021-45C
- Cronograma de Coleta: divulgação anual via Informes IQ
- Orientações de descarte de frascos e/ou vidrarias recicláveis
- Orientações sobre a coleta de resíduos químicos
- Termo de Responsabilidade “Descarte de Resíduos Perigosos” (Em atualização)
- Lei 12.305, de 2 de agosto de 2010, que institui a Política Nacional de Resíduos Sólidos – acesse aqui
- Dados da coleta de Resíduos no IQ nos últimos anos (quantidade/tipo de resíduo coletado)